衛生士が配慮すべき受付業務とは?

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小規模クリニックでは、歯科衛生士が受付業務を兼任するクリニックも多く存在します。


うまく時間配分をしないと、患者さんをお待たせしてしまったり、自分のやるべき業務に手が回らなくなり残業になってしまうことも…。

 
そこで今回はスムーズにご案内からお帰りになって頂くためのコツをご紹介したいと思います。


① チェアサイドで伝えたい説明
 

口腔内の説明や必要な歯間ブラシのサイズ定期検診の間隔などはチェアサイドでTBIに交えて説明しましょう。受付に口腔ケア製品が置いてある場合、目移りしてしまい、中々決められず時間をとってしまうことも多くいらっしゃいます。事前にその患者さんにあった物を伝えることで迷うことなく商品を選んで頂けます。



② 次回アポイントの取り方
 

受付業務の中で一番時間がかかるのが次回予約の決定です。
忙しいクリニックだと予約が一ヶ月先になってしまうこともザラにあるかと思います。ただ漠然と『いつがいいですか?』と質問してしまうと希望の予約が取れず予定のすり合わせだけでも時間がかかってしまいます。診察券を見て特定の曜日や時間に集中していらしている場合は、それに合わせた日時を提案してみましょう。また、印象の予約を取る場合セット日の予約も合わせて取るなど、先の分かる治療の場合は予約を複数取ることで次回以降もスムーズな来院をして頂くことができます。



③定期検診
 

手間と時間のかかるリコールハガキを出しても連絡が面倒で検診に来院しなくなる患者さんも多いです。『3ヶ月先の予定なんてわからない』という患者さんもいらっしゃいますが、検診が終わった時点で次回の検診の予約を取ることでリコールハガキを書く時間の節約にもなり、予約があることでリコール率の向上にも繋がります。



④遅刻してきた患者さん
 

あらかじめ時間内での対応しかできない事をお伝えしましょう。時間が少なくなった状況で通常の処置を行ってしまうと時間が押してしまいます。P検とスケーリングの予定だったら今日はP検のみなど出来る範囲での処置にとどめましょう。


人間相手の仕事なので時間配分をしていても、患者さんの遅刻やお話し好きの患者さん、電話が鳴り止まなかったり、先生の治療が長引いたりと色々なことが起きますが、こういう状況も考えながら予定よりも5分前終了を目指し時間に余裕を持って診療できるといいですね!
 
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